マンションの売却は理事会へ報告が必要なのか？
急な転勤や親の介護などによって、お住まいのマンションを売却することが決まった場合には、理事会へ報告することが必要なのでしょうか。理事長や監事の任期中にマンションを売却することになった場合の経験を踏まえて、理事会への報告について綴ります。
■ 目次 ■
マンションの売却は理事会へ報告が必要？
以前のブログ記事「マンション管理組合の理事長交代が突然だった経験！」で綴ったように、第２回目の理事会で、突然「マンションを売却するので、理事長（組合員）の資格を喪失する。」という報告を受けて、理事会メンバー一同驚いた経験があります。
総会後の役職選出時に立候補までされた方でしたので、まさか任期の途中で組合員の資格を喪失するとは思いもしませんでした。第１回目の理事会では、全然売却の話には触れませんでした。
総会時には、マンションを売却することは考えていなかったのだろうと想像はしますが、私が経験したのは、第２回目の理事会が始まる冒頭部分で報告を受けました。
理事会が定期的に行われている場合は、理事会で理事のメンバーが揃ったタイミングで報告するのが一番よいのだと思います。理事会が開催されていない時期に、資格喪失の報告のためだけに理事のメンバーを招集することはナンセンスだからです。
それも、理事会冒頭部分というタイミングはよかったと思います。話し合いの途中もしくは、最後に切り出されるようは、冒頭部分で心の準備ができましたからね。
今まで理事長が行ってきたことの引継ぎ期間だけは、準備しておくことが必要です。理事長印や共用部分の鍵の引き渡し、管理会社とのやりとりなど、理事長しか分からない部分は、必ず次期の理事長へ引継ぎを行う時間的余裕は必要となります。
理事会へ報告なしに突然いなくなることは、マンションにとっては大変なリスクとなります。引継ぎが全く行われないまま理事会を継続することは危険となりますから。
理事会で突然報告するのではなく、事前にメールなどで一言報告して頂けると、心の準備ができるので安心なのですが。理事全員ではなく、副理事長だけにも報告してほしかったですね。
「役員任期途中のマンション売却は行ってはいけません。」というルールが明確に定められているわけではありません。
マンションを売却することは、個人の自由ではありますが、任期途中での売却は、他の理事に迷惑となりますので、できれば避けた方が無難です。任期が終わってからというタイミングがよいです。
売却の件を言いづらかったり、肩身の狭い思いをするかもしれませんね。
任期２年半数改選のすすめ
理事会へは、輪番制や立候補などの方法によって、理事が選ばれるケースがほとんどです。理事会へ初めて参加する場合は、要領が分からず、何をどうしたらよいのか迷うことがあります。
輪番制で選ばれたから、しぶしぶ役員を引き受けたという方が多いのが実情です。それをカバーするために管理会社の役割があるのですが、管理組合のためのアドバイスがどこまでして頂けるのかは疑問です。
そこで、やっぱり理事の任期を２年として、毎年半数を改選する参議院方式を導入することをおすすめします。
そうすれば、突然のマンション売却などの資格喪失があったしても、スムーズな交代ができるため継続的で分かりやすい理事会の開催を行うことが可能となります。「半数改選でスムーズな理事長決定で効果の高さを実感した」を参照ください。
管理組合保管書類も引っ越し先へ
理事長が売却で出て行った数か月後、管理会社からの月次報告書や請求書の控えなども間違えて一緒に転出先へ持って行かれたことが分かりました。理事長が月次報告書や会計が正しく行われたことを確認した後、管理組合の書庫に保管することになっています。
ところが、旧理事長が一緒に持って行ってしまったことが後から分かりました。管理会社は、てっきり新理事長に引き渡されているものと思っていたし、新理事長は、管理組合の書庫に保管しているとお互いに勘違いしていたからです。
決算理事会を迎える前には、監事によるチェックが必要となるため、どの書類も欠けることはできません。お互いの勘違いであったことを確認して、旧理事長に連絡して、持ってきてもらったというエピソードがあります。
理事長引継ぎの場合は、漏れがないかをチェックするリストがあるとよいと感じたのでした。
おわりに
マンションを売却した場合は、必ずは理事会へ報告する必要があります。理事長や監事などの役職に就いている場合は、新しい理事長や監事への引継ぎが必要となるからです。
急な転勤や親の介護などによって、やむなくマンションの売却が決まることもありますが、なるべく理事の任期が終わってから売却する方がよいです。
日本の会社は、突然の転勤命令が出ることもありますので、仕方がない場合もありますけどね。
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